Comment gérer les factures impayées

 

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Les imprévus font partie de la vie d’une entreprise, mais il arrive parfois qu’un client ne paye pas à temps.
Les raisons, bonnes ou mauvaises peuvent être multiples. Cependant, il faut réagir dès le premier jour du retard.
Quelques conseils pour se sortir de cette situation et recouvrer vos créances.

 

Comment se préparer aux factures impayées ?

Personne ne souhaite, être dans cette situation. Mais malheureusement, il faut y penser.
Mais pour cela, il faudrait s’informer sur vos clients. Comprenez que vous devez recueillir les coordonnées et avoir un ou plusieurs contacts dans l’entreprise. Que vous puissiez joindre facilement, que ce soit par téléphone, SMS ou par email.impayé2
Avec les informations récoltées enregistrées sur une fiche, sur Excel, autre…
Prévoir les documents de relance, qui sont indispensables au cas où ce genre de problème surviendrait. Mettre les éléments affirmant qu’une transaction a eu lieu ou justifiant l’échéance du paiement.
Il est impératif de bien classer vos devis signés, vos bons de commandes ou de livraison, qui doivent indiquer la date d’échéance de paiement. Pour cela, utiliser un bon CRM est indispensable.

Le mail peut être une première relance

Il est inutile, d’utiliser dès le premier jour de retard, les grands moyens.
emailCe retard de paiement peut-être qu’un simple oubli !
Votre client se précipiterait pour corriger son oubli si vous lui rappelez avec courtoisie un rappel.
Envoyez un mail à tous les contacts relevés au préalable sur votre fiche de l’entreprise.
En y ajoutant, les documents en pièce jointe « facture enimpayés retard » ou « facture impayée », et y ajouter un nouveau délai de paiement.
N’oubliez pas que la courtoisie peut suffire à rétablir la situation.

La relance téléphonique

Si, vous n’avez toujours pas de réponse, vous prenez la solution de décrocher le combiner pour avoir une conversation en direct avec votre client débiteur :

1-Votre email reste sans réponse après quelque temps ;
2-Vous avez reçu une réponse positive, mais il n’y a toujours aucune trace de votre clientimagesD7W9FF72 sur votre compte en banque.

Dans la situation, la relance téléphonique est une bonne option :
le client est obligé de vous répondre, il ne peut pas fermer les yeux comme il aurait pu le faire par le mail.
Pour le coup, vous avez un dialogue. Et vous pouvez évaluer éventuellement le souci, de l’entreprise.
Cause :
Mail oublié / inaperçu / ou des raisons plus graves comme des difficultés financières.
En cas de problèmes financiers, essayez dans un premier temps de trouver un arrangement à l’amiable. (Prévoir un échéancier sur quelques mois, pour alléger les charges – sur du court terme).

Accord impayés

Les lettres de relance

Si les relances par e-mail ou téléphonie, restent sans succès. Vous n’avez pas eu d’accord à l’amiable, il faut  officialiser par une relance, à l’aide d’une lettre en recommandé avec accusé de réception.
Cela vous assurerait qu’elle a bien été transmis à la direction.
Si vous restez toujours sans réponse, vous pouvez doubler ce message par une lettre d’avertissement dans laquelle vous annoncez la mise en place future d’une action en justice.
Restez toujours courtois, n’employez pas pour autant un ton menaçant.

La mise en demeure

La mise en demeure de payer est le dernier recours pour recouvrer vos créances.
Pour pouvoir entamer cette action, il vous faut notifier votre débiteur par courrier en respectant certaines obligations, notamment :
• faire un résumé de la première lettre de relance et du contexte ;recommandé impayés
• exiger le paiement ;
•indiquer le dernier délai de paiement (généralement, 8 jours à compter de la réception du courrier) ;
• mentionner l’expression « mise en demeure » dans le corps de la lettre.

Si au bout du dernier délai fixé, votre client n’a toujours pas réglé ses dettes, vous devrez alors lancer une procédure judiciaire avec l’aide d’un huissier, d’un organisme de recouvrement ou d’un avocat.

Voici quelques conseils, qui vous aiderez au mieux  pour gérer vos factures impayées et obtenir le règlement de vos créances client.

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